BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Diera teknologi yang semakin berkembang
pesat ini, kebutuhan akan suatu sistem komputerisasi
mencakup kesegala bidang. Setiap
organisasi seperti halnya instansi pemerintahan sangat membutuhkan sistem
komputerisasi yang akurat, update
dan memberikan kemudahan. Namun dalam kenyataannya hal tersebut terkadang tidak sesuai dengan
keinginan dan harapan yang hendak dicapai, karena terbatasnya sistem komputerisasi serta sumber daya
manusia (SDM) pada instansi pemerintahan tersebut. Karena penggunaan komputer mampu memegang peranan
penting sebagai alat bantu dalam pengolahan data serta dapat membantu memecahkan masalah yang kecil sampai
dengan masalah yang sangat kompleks sekalipun
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)
Kabupaten Banyuwangi merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang
potensial dalam melakukan penerapan sistem manajemen pengelolaan surat masuk
dan surat keluar dalam
menunjang penyampaian informasi terhadap pihak-pihak yang bersangkutan.
Dalam pengolahan data surat masuk dan surat
keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi yang dilakukan oleh sub bagian tata
usaha masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya:
1.
Proses
pendataan atau pencatatan data berkas surat masuk dan surat keluar masih
menggunakan buku agenda atau buku besar yang bisa saja hilang atau rusak serta
proses pembuatan laporan yang belum tertata dengan baik. Kemudian pendataan
dengan menggunakan buku agenda belum dapat melakukan penyortiran surat masuk
dan surat keluar dengan baik.
2.
Kekurangan
sistem komputer yang terdapat pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi
itu sendiri, meliputi sumber daya perangkat keras dan juga terbatasnya
perangkat lunak serta kekurangan sumber daya manusia (SDM) itu sendiri.
3.
Penyimpanan
berkas-berkas surat yang masih menggunakan rak-rak dan lemari besi, sehingga
surat-surat tersebut menjadi bertumpuk dan tersebar. Kemudian, pembuatan
laporan serta pengarsipan surat-surat tersebut dicatat dalam bentuk Ms.Excel
yang terpisah-pisah dan hal ini menyebabkan informasi yang dilaporkan kepada
kepala bagian menjadi terlambat.
Pengarsipan surat masuk dan surat keluar
yang dihasilkan oleh pihak petugas sangat sulit untuk dicari jika
dibutuhkan. Untuk pengarsipan
petugas tata usaha mencatat dalam bentuk Ms.Excel yang menjadikan sistem
pencarian data belum optimal.
Dengan demikian perlu diterapkan sistem yang terkomputerisasi pada kantor
Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Banyuwangi yang digunakan untuk membantu proses pencatatan, pendataan, laporan
serta pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan uraian diatas, maka dalam
penulisan laporan skripsi ini penulis mengambil judul Perancangan Sistem
Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Client-Server pada
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Banyuwangi.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan
uraian diatas, maka dapat ditarik pokok permasalahan yaitu :
1.
Bagaimana
proses pendataan sistem surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini
pada Sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi ?
2.
Apakah
pendataan surat masuk dan surat keluar pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten
Banyuwangi berjalan dengan baik ?
3.
Apakah
pendataan surat masuk dan surat keluar yang dihasilkan saat ini perlu diubah ke
arah sistem yang menggunakan proses komputerisasi ?
1.3
Ruang Lingkup Penelitian
Sesuai dengan judul laporan penelitian ini, maka penulis membatasi
ruang lingkup penelitian hanya pada :
1. Melakukan pendataan, pencarian, membuat
laporan, menghapus, mengubah, meng update serta pengarsipan data surat
masuk dan surat keluar.
2. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan
surat masuk dan surat keluar pada sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi.
3. Menyediakan penyimpanan data surat masuk
dalam bentuk format file .jpeg ( Joint Photographic for Expert Groups ).
4. Pendataan disposisi surat masuk dan laporan
pembuatan disposisi surat masuk.
5.
Membangun
database yang terintegrasi didalam
sebuah jaringan ( Local Area Network )
LAN.
1.4
Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1
Tujuan Penelitian
Adapun
tujuan dari penelitian ini antara lain:
1.
Dengan
adanya perancangan sistem yang terkomputerisasi penyimpanan data serta
pembuatan laporan yang tertata dengan baik dalam database yang terintegrasi didalam sebuah jaringan Client-Server, sehingga dapat
meminimalkan terjadinya kehilangan ataupun kerusakan pada berkas-berkas surat
masuk dan surat keluar.
2.
Untuk
memudahkan serta mempercepat sub bagian tata usaha dalam proses meng input
dan mencari data surat masuk, surat keluar dan disposisi dengan adanya
manajemen pemberkasan yang tertata, terkelola dengan baik.
3.
Proses
penyimpanan surat dapat dilakukan secara langsung dengan adanya foto scan
data surat yang dimasukan pada aplikasi sehingga memudahkan petugas dalam
pencarian data, serta mengurangi adanya penumpukan berkas.
1.4.2
Manfaat Penelitian
Sedangkan poin-poin yang menjadi manfaat penelitian
ini adalah :
a.
Bagi
Peneliti
Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai
sistem pendataan keluar masuk surat yang terdapat di
Sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi
dan dapat dijadikan referensi pada penelitian selanjutnya.
b.
Bagi Universitas
Bakti Indonesia (UBI)
Mengimplementasikan ilmu yang dipelajari
dibangku kuliah kepada permasalahan yang ada di Sekretariat
DPRD Kabupaten Banyuwangi.
c.
Bagi
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi
Dapat membantu serta memudahkan petugas
dalam melakukan pendataan, pencarian serta pengarsipan
surat masuk, surat keluar dan
disposisi pada Sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi.
1.5
Metodologi Penelitian
1.5.1
Metode Pengumpulan Data
Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalam
penelitian, penulis menggunakan metode sebagai berikut :
1.
Metode
Observasi
Observasi adalah metode yang dilakukan
penulis untuk mengumpulkan data dan mendapatkan hal-hal yang diperlukan untuk
proses penelitian dengan cara mendatangi objek penelitian secara langsung ke kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi Jln. Adi Sucipto No 01 Banyuwangi.
2.
Metode
Wawancara
Metode wawancara dilakukan melalui proses
tanya jawab dengan seseorang atau beberapa sumber yang bersangkutan di
Sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi.
3.
Metode
Studi Pustaka
Metode untuk mendapatkan data dengan
mempelajari unsur-unsur objek yang berhubungan dengan skripsi, yaitu dengan mencari
bahan-bahan referensi dari beberapa sumber seperti internet,artikel ilmiah dalam bentuk paper maupun
jurnal dan membaca buku-buku perpustakaan yang berkaitan dengan sistem yang berjalan.
1.5.2
Sumber Data
Sumber-sumber data yang dibutuhkan dalam hubungannya
dengan pengumpulan data dikelompokkan menjadi :
1.
Sumber
Data Primer, diperoleh dari narasumber-narasumber yang berhubungan dengan objek
penelitian. Dalam hal ini adalah stakeholder dan staf dari bagian tata
usaha.
2.
Sumber
Data Sekunder, diperoleh dari buku, jurnal ilmiah dan sebagainya, yang memuat informasi-informasi
yang diperlukan dalam penyusunan laporan skripsi.
1.5.3
Metode Perancangan
Metode perancangan sistem yang digunakan dalam
penelitian ini adalah UML ( Unified Modelling
Language ) untuk menggambarkan rancangan
sistem yang berjalan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Banyuwangi.
1.5.4
Metode Testing
Dalam skripsi ini metode testing atau pengujian yang digunakan yaitu Black box Testing . Black Box
Testing adalah metode uji coba yang
memfokuskan pada keperluan software .
1.6
Sistematika Penulisan
Untuk memenuhi lebih jelas laporan skripsi
ini, maka penulis mengelompokan materi laporan ini menjadi
beberapa sub dengan sistematika
penyampaian sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab I membahas mengenai latar belakang
masalah, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi
penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN
TEORI
Bab II berisi teori-teori pendukung
penganalisaan, yang meliputi konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, Unifield
Modelling Language (UML), serta teori-teori lainnya yang mendukung penganalisaan dan pengembangan sistem yang
diusulkan.
BAB III PEMBAHASAN
Bab III berisikan gambaran umum tentang Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Banyuwangi,
sejarah organisasi, struktur organisasi, penjelasan
tentang wewenang dan tanggung jawab, batasan sistem,
analisis kebutuhan sistem, tata laksana
sistem berjalan, pemecahan masalah dan perancangan sistem.
BAB IV RANCANGAN
SISTEM DAN IMPLEMENTASI
Bab ini berisi tentang uraian mengenai
instalasi software dan tampilan layar dari program yang dibuat.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran
yang diberikan penulis dari hasil laporan skripsi.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
